Factur-X expliqué simplement : le format de facture électronique le plus facile à adopter

Factur-X, c'est quoi exactement ?

Factur-X est un format de facture dit « hybride » : un seul fichier PDF qui contient deux représentations de la même facture.

• La partie visible : un PDF au format PDF/A-3, le standard d'archivage à long terme, que n'importe qui peut ouvrir et lire.
• La partie structurée : un fichier XML attaché à l'intérieur du PDF, au format CII (Cross Industry Invoice) de l'UN/CEFACT, qui reprend les données de la facture (vendeur, acheteur, lignes, montants, TVA) sous une forme exploitable par un logiciel.

Factur-X est développé conjointement par le Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE) en France et par le FeRD en Allemagne, où le même format porte le nom de ZUGFeRD (version 2 et suivantes). Il est conforme à la norme européenne de facturation électronique EN 16931.

Pourquoi c'est le format le plus simple pour une TPE

Avec un format purement XML (UBL ou CII seul), la facture n'est plus lisible directement par un humain : il faut un logiciel pour l'afficher. Avec Factur-X, votre client qui n'est pas encore équipé ouvre simplement le PDF, comme aujourd'hui, tandis que celui qui est équipé intègre les données automatiquement dans sa comptabilité.

C'est aussi un format de transition confortable : vous pouvez l'adopter dès maintenant, avant votre échéance réglementaire, sans perturber vos clients. Pour le calendrier, voir notre guide Facturation électronique obligatoire.

Les profils Factur-X : lequel choisir ?

Factur-X existe en plusieurs profils, du plus léger au plus détaillé. Le profil détermine la quantité d'informations présentes dans le XML.

• MINIMUM : seulement les données d'en-tête (parties, totaux). Pas de lignes de facture.
• BASIC WL (« without lines ») : en-tête et totaux détaillés, toujours sans les lignes.
• BASIC : ajoute les lignes de facture sous une forme simplifiée.
• EN 16931 (anciennement COMFORT) : couvre toutes les données de la norme européenne. C'est le profil de référence pour une facture complète.
• EXTENDED : ajoute des données utiles à certains secteurs (logistique, industrie), au-delà de la norme.

Les profils MINIMUM et BASIC WL ne contiennent pas le détail des lignes : ils ne suffisent pas pour constituer une facture complète au sens de la réforme. Pour une TPE ou une PME, le profil EN 16931 est le choix le plus sûr ; le profil BASIC convient aux factures simples. Vérifiez auprès de votre plateforme agréée les profils qu'elle accepte.

Factur-X, UBL ou CII : quelle différence ?

Les trois formats sont acceptés par toutes les plateformes agréées en France. La différence tient surtout à l'usage :

• UBL est très répandu dans les échanges internationaux et dans les marchés publics européens (réseau Peppol).
• CII est un format XML pur, très utilisé dans les échanges entre grands systèmes d'information.
• Factur-X embarque du CII dans un PDF lisible : c'est le plus accessible pour les petites structures et leurs clients.

En pratique, vous n'avez pas à choisir à la place de vos clients : la plateforme agréée de chacun se charge des conversions éventuelles entre formats.

Ce que doit contenir une facture Factur-X

Le XML reprend les mentions obligatoires d'une facture, plus les nouvelles mentions introduites par la réforme :

• identité et SIREN du vendeur et du client, numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant ;
• numéro de facture unique et chronologique, date d'émission ;
• désignation, quantités, prix unitaires hors taxe, taux et montant de TVA par ligne ou par taux ;
• adresse de livraison si elle diffère de celle du client ;
• nature de l'opération : biens, services, ou les deux ;
• conditions et date d'échéance de paiement.

Point essentiel : la partie PDF et la partie XML doivent dire exactement la même chose. Si un montant diffère entre les deux, c'est le XML qui fait foi pour les traitements automatiques, ce qui peut créer des litiges. Un bon logiciel génère les deux à partir des mêmes données, jamais l'un à partir de l'autre.

Comment vérifier qu'une facture Factur-X est valide

Trois contrôles simples, que vous pouvez faire vous-même sur une facture de test :

• Le PDF est bien un PDF/A-3 : les lecteurs PDF courants l'indiquent généralement dans les propriétés du document.
• Un fichier XML est bien attaché : dans la plupart des lecteurs PDF, il apparaît dans le panneau des pièces jointes, sous le nom factur-x.xml.
• Le XML passe un validateur : des outils de validation en ligne gratuits, comme ceux mis à disposition par la communauté Factur-X, contrôlent la structure et les règles métier de la norme EN 16931.

Mettre en place Factur-X dans votre entreprise

Inutile de bricoler une conversion de vos anciens PDF : Factur-X se génère au moment de la création de la facture, à partir des données de votre logiciel. Si vous facturez aujourd'hui depuis un tableur ou un traitement de texte, il n'existe pas de solution fiable pour produire un XML conforme : c'est le signal pour passer à un logiciel de gestion. Voir passer d'Excel à un ERP.

Avant de basculer, prenez le temps de compléter votre fichier clients (SIREN, adresses) : c'est ce qui conditionne la validité des factures générées.

Questions fréquentes

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